Czy wiesz ile pasjansów dziennie układa Pani Bożena z Urzędu Skarbowego?

W przedstawianych co jakiś czas raportach na temat średnich płac przytacza się wnioski, że w porównaniu do zachodnich krajów — np. takich jak Niemcy — jesteśmy wyraźnie gorsi w organizowaniu swojej pracy, przez co nasza wydajność jest znacząco mniejsza (a to wpływa bezpośrednio na wynagrodzenie).

Szukając rozwiązań tego problemu, zapytałem właściciela świetnie zapowiadającego się biznesu w jaki sposób mierzy efektywność pracy swojego zespołu. Po skończeniu mojego pytania na jego twarzy pojawiły się strach i zaskoczenie. Usłyszałem — „Jak możesz mierzyć czas pracy Twoich ludzi? Gdybym ja zaczął to robić, od razu zaczęli by ode mnie odchodzić!”.

Znokautowany tą odpowiedzią zacząłem zadawać pytania. Czy to, w jaki sposób spędzamy czas w pracy, jest tematem tabu w naszym kraju? Czy jedyna refleksja, na którą nas stać to komentarze typu — „pracodawcy udają, że płacą dobre pieniądze, a pracownicy udają, że wydajnie pracują”?

Temat związany z optymalizacją czasu pracy wydaje się być trudny. Jedni blokują niebieskie portale społecznościowe w ustawieniach sieci bezprzewodowych, inni uruchamiają “narzędzia szpiegujące”, które zapisują każdy ruch myszki biednego pracownika. Dzięki temu managerzy z satysfakcją przedstawiają raporty o czasie pracy efektywnie spędzonym w Wordzie (na podstawie opuszczonego kursora myszy), a pracownicy chichoczą przeglądając notyfikacje o lajkach na schowanym pod stołem telefonie komórkowym.

Czy to są jedyne rozwiązania? W firmie, którą współtworzę postanowiłem poszukać odpowiedzi na to pytanie.

Zacząłem od przeanalizowania ponad 1600 godzin zgromadzonych informacji na temat moich zachowań w pracy. Ponad 26% mojego czasu to komunikacja z klientami za pośrednictwem maili. Więcej niż 16% to komunikacja synchroniczna z zespołem za pomocą Slacka. Niecałe 10% to bezpośrednie planowanie i komentowanie w systemie zarządzania projektami, a aż 30% to analiza i przygotowanie ofert lub innych dokumentów.

Co najciekawsze — ponad 12% czasu (czyli aż 200 godzin z ostatnich kilkunastu miesięcy) spędziłem m.in. na Facebooku. Myśląc nad tą statystyką, wyobrażałem sobie siedzącego przez ponad miesiąc czasu Piotra, od poniedziałku do piątku, 22 dni w miesiącu, przesuwającego palcem po gładziku niekończącego się Fejsa.

O ile uważam 12% czasu spędzonego na rozrywce za całkiem niezły wynik, to nie sama liczba ponad 200 spędzonych godzin zrobiła na mnie największe wrażenie. W końcu kilkaset godzin rocznie spędzonych na pisaniu maili to nie jest wymarzona droga do osiągnięcia celu, który sobie wyznaczyłem.

Ale do rzeczy — jakie wnioski mogę wyciągnąć z tych informacji?

Zwłaszcza ostatnia część z tych danych pozwala być transparentnym wobec zespołu — przedstawić sprawę jasno mówiąc, że każdy z nas potrzebuje chwili na “wirtualnego papieroska” w celu skonsumowania garści informacji. Szczere przedstawienie nawyków rozpoczęło dyskusję w zespole, której celem było zwiększenie świadomości nt. tego w jaki sposób pracujemy w miejscu, w którym spędzamy prawie 1/3 naszego codziennego życia.

Mam wrażenie, że w dzisiejszych czasach — kiedy mamy tak łatwy dostęp do wiedzy czy informacji, coraz tańszych technologii ułatwiających wiele codziennych czynności — to ludzie są najsłabszym ogniwem, zalani setką milionów notyfikacji wysyłanych zewsząd każdego dnia. Wiem, że nie można oczekiwać kreatywnych pomysłów będąc wpatrzonym zza pleców (lub zza okna śledzącej aplikacji) na ekran czyjegoś monitora, ale także nie ma co spodziewać się świetnych efektów pracy bez szczerej rozmowy, poprzedzonej samodzielnym i świadomym gromadzeniem informacji na temat własnej pracy i wyciąganiem z tych danych konkretnych wniosków.

Prowadząc firmę chcę wierzyć, że ludzie z którymi pracuję nie przychodzą codziennie do biura po to, żeby odbębnić te siedem godzin z hakiem klikając beznamiętnie po ekranie czy czatując ze znajomymi. Wierzę, że przychodzą rozwijać się, tworzyć i zmieniać dla końcowego klienta jego małą część świata na lepsze. Wierzę i wiem, że takie podejście daje pozytywne efekty uboczne.

Narzucając pewien styl zarządzania, chcę dążyć do lepszych realizacji, potwierdzonych większą ilością wyróżnień zdobytych w ciągu roku. Chcę pokazywać zależności między nami, żebyśmy patrzyli na pracę zespołową jak na funkcjonujący organizm, który nie może wydajnie działać, jeżeli jakaś jego część jest na skraju wyczerpania cukrzycą informacyjną. Chcę systematycznie wymagać po to, aby Ci, którzy podejmując kolejne kroki w swojej karierze, szukając nowego miejsca pracy czuli satysfakcję i z dumą prezentowali w portfolio projekty, które razem wykonaliśmy.

Ten wpis dedykuję mojemu aktualnemu jak i przyszłemu zespołowi. Podejmując te wszystkie decyzje nie myślę o sobie, myślę o nas. Nie chcę wiedzieć, nad czym spędzasz czas. Chcę, żebyś Ty to wiedział i mając tą wiedzę aktywnie z niej korzystał.

W końcu żadne z nas nie chce nienawidzić poniedziałków.

Piotr Synowiec